Recentemente me empenhei na busca por uma ferramenta para otimizar a organização pessoal, mal percebi que a resposta estava bem na frente dos meus olhos. O Ubuntu já vem "de fábrica" completo com um dos melhores sistemas de organização pessoal, tudo está a distância de um clique, basta aprender a usar esses recursos de forma estratégica. Quem já leu o livro A arte de fazer acontecer (Getting Things Done) vai entender melhor o que este simples artigo vai mostrar.
1. Coleta de informações
Com o Ubuntu você possui diversas caixas de entrada que podem ser usadas para aumentar a sua produtividade. A primeira, e mais óbvia, é a caixa de entrada de emails no Evolution, nele é possível agrupar as mensagens vindas das suas contas de e-mail e organiza-las como achar melhor. A segunda caixa de entrada está nas anotações do Tomboy, durante uma reunião ou evento, ou até mesmo quando está tendo uma idéia, você pode ir adicionando notas de forma rápida e intuitiva, além disso ele permite organizar as notas em catálogos e criar um relacionamento entre as notas simplesmente digitando o título de uma na descrição de outra, as anotações também estão disponíveis no Evolution, mas com o nome de memorandos. A terceira opção é o Gwibber, ele busca informações das suas redes sociais, e atualmente, pelo menos para mim, a maioria das coisas que quero ler ou saber mais vem do Twitter ou do Facebook, sendo assim, também podemos considerar as redes sociais como uma caixa de entrada mais rápida, só faltou no Gwibber uma forma simples de colocar as mensagens em alguma lista organizacional.
2. Organização dos dados coletados
Agora que você aprendeu como tirar as coisas da sua cabeça usando as ferramentas que já vem no Ubuntu, está na hora de aprender a separar esses dados em listas de tarefas, eventos no calendário e arquivos de referência. Usando o Evolution, você pode criar listas de tarefas categorizadas, nas tarefas você pode associar um e-mail ou um arquivo que está salvo no seu computador, pode definir uma data de início e um prazo e também pode atribuir uma prioridade. O mesmo se aplica a agenda do Evolution, que permite até sincronizar os eventos com a agenda do Google. Como arquivo de referência rápida você pode usar as notas do Tomboy, colocadas em um catálogo especial ou criar uma lista para os memorandos do Evolution. Caso algo que apareça nas minhas caixas de entrada possa se tornar uma referência para projetos futuros, mas não precise consultá-los com certa freqüência, como no caso dos arquivos na referência rápida, simplesmente os armazeno em um diretório que batizei de "Biblioteca" dentro do meu diretório pessoal. Nesse diretório coloco PDFs que recebi por email, scans de revistas e impressões em PDF de artigos que li na web. A minha biblioteca já possui um bom conteúdo que as vezes "salva minha vida" nos apertos que um branco geral pode causar.
3. Mantendo o sistema em funcionamento
Todos esses recursos disponibilizados no Ubuntu podem ser inúteis caso não tenhamos uma disciplina fiel de consultar nossas caixas de entrada e arquivos de referência rápida. O Ubuntu também dá uma força para nos tornar mais disciplinados. Sempre que inicia o computador, automaticamente as suas tarefas, eventos e notas são carregados, o Evolution se encarrega de recordá-lo das pendências em sua agenda e ainda mostra as suas tarefas no menu do relógio, assim fica difícil se esquecer de algo. De qualquer forma, o alicerce principal desse sistema de organização é você, se não usá-lo corretamente ele se tornará inútil.
4. Ferramentas adicionais
Caso precise de mais recursos na organização de listas, recomendo o Getting Things Gnome, já usei por um longo tempo e acredito que o único sistema deste tipo mais fácil de usar do que ele seja o site Remember the milk. O GTG, como é popularmente conhecido, permite criar várias listas de tarefas e associá-las a cores, as tarefas podem receber prazos e etiquetas, deixei de usá-lo simplesmente porque quase tudo que preciso colocar em uma lista está no meu e-mail, então o Evolution tornou o processo mais rápido e menos repetitivo.
Para organizar as suas idéias durante um brainstorm, uso e recomendo o FreeMind, um pequeno aplicativo que permite criar mapas mentais de forma simples, com certeza irá ajudar a tirar as idéias da sua cabeça, aliás, usei ele para escrever este artigo.
Fica ai a minha dica, agora é só instalar o Ubuntu para aproveitar todos os recursos que ele disponibiliza, e o melhor, sem custos e licenças de teste. Até a próxima!
Links de referência:
Evolution - http://projects.gnome.org/evolution/
Tomboy - http://projects.gnome.org/tomboy/
Gwibber - http://gwibber.com/
Getting Things Gnome - http://gtg.fritalk.com/
FreeMind - http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page
Ubuntu - http://ubuntu.com/
A arte de fazer acontecer (Getting Things Done) - http://www.submarino.com.br/produto/1/1062057/arte+de+fazer+acontecer,+a
